Privacybeleid

Studiogilio BV vindt privacy en gegevensbescherming belangrijk. In deze Privacyverklaring informeert Studiogilio BV over hoe zij persoonsgegevens verwerkt en voor welke doeleinden, hoe lang persoonsgegevens worden bijgehouden en welke rechten jij hebt met betrekking tot de verwerking van deze persoonsgegevens.

Lees deze Privacyverklaring aandachting. Door je persoonsgegevens aan Studiogilio mee te delen verklaar je uitdrukkelijk dat je deze Privacyverklaring hebt gelezen en goedgekeurd. 

Artikel 1. Definities
In deze Privacyverklaring hebben de bepalingen die met een hoofdletter worden geschreven de betekenis die er in dit artikel 1 of later in deze Privacyverklaring aan wordt gegeven:
1.1 Algemene Voorwaarden: de algemene voorwaarden van Studiogilio BV, die op verzoek verkrijgbaar zijn.
1.2 Betrokkene: een individu dat geen medewerker is van Studiogilio en waarvan Studiogilio persoonsgegevens verwerkt, zoals klanten, prospecten en leveranciers.
1.3 Diensten: (i) diensten inzake intellectuele eigendom, meer bepaald doch niet uitsluitend inzake uitvindingsoctrooien zoals het aanvragen, opvolgen en verwerven van uitvindingsoctrooien als octrooigemachtigde/mandataris van de Opdrachtgever; (ii) het bijstaan van Opdrachtgever in naburige domeinen met werkzaamheden die voortvloeien uit de hoedanigheid van octrooigemachtigde, zoals bijstand bij geschillen en bij overeenkomsten met betrekking tot het uitbaten van intellectuele eigendomsrechten, zoals licentie-overeenkomsten en als technisch adviseur in deze domeinen, (iii) het opstellen van documenten met het oog op het verkrijgen, behouden, exploiteren, valoriseren en/of verdedigen van intellectuele eigendom en andere rechten, en (iv) het adviseren en bijstaan bij andere vraagstukken inzake intellectuele eigendom.
1.4 Opdracht: een beschrijving van de concrete Diensten die Studiogilio aan de Opdrachtgever verleent.
1.5 Overeenkomst: de Opdracht, zoals uitdrukkelijk aanvaard door Studiogilio, samen met de Algemene Voorwaarden van Studiogilio.
1.6 Persoonsgegevens: de betekenis volgens Artikel 4, 1) van EU-Verordening 2016/679 van 27 april 2016, meer bepaald: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (een Betrokkene); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
1.7 Dienstverlener of Studiogilio: Studiogilio BV, met maatschappelijke zetel te Volmolenlaan 16, 3000 Leuven, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Leuven onder nummer 1007.382.216.
1.8 Privacyverklaring: deze privacyverklaring, inclusief de documenten en bijlagen waarnaar in deze privacyverklaring wordt verwezen.

Artikel 2. Voor wie geldt deze Privacyverklaring?
Deze Privacyverklaring geldt voor alle Betrokkenen.

Artikel 3. Welke Persoonsgegevens verzamelt Studiogilio?
Studiogilio kan volgende Persoonsgegevens verzamelen: voornaam, familienaam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer. Deze lijst is niet limitatief.

Studiogilio vertrouwt op de juistheid van de Persoonsgegevens die de Betrokkene haar verstrekt. 

Artikel 4. Welke Persoonsgegevens verwerkt Studiogilio?

4.1. Gebaseerd op de uitvoering van een Opdracht of Overeenkomst
Studiogilio verwerkt Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een Opdracht of Overeenkomst waarbij je betrokken partij bent. Als Studiogilio voor jou een octrooiaanvraag indient of opvolgt, verwerkt Studiogilio Persoonsgegevens en professionele identificatiegegevens om de titularis(sen) van de octrooiaanvraag en de uitvinders correct te kunnen inschrijven in de officiële octrooiregisters. Eveneens verwerkt Studiogilio Persoonsgegevens met het oog op facturatie en betaling.

4.2. Gebaseerd op gerechtvaardigd belang
Studiogilio verwerkt Persoonsgegevens gebaseerd op een gerechtvaardigd belang waarbij Studiogilio een belangenafweging gemaakt heeft.

Wanneer je met Studiogilio contact opneemt (telefonisch, via e-mail, website of sociale media), gebruikt Studiogilio de Persoonsgegevens die je bezorgt uitsluitend om op je vragen te antwoorden.

Studiogilio kan nieuwsbrieven of marketingboodschappen versturen en daarbij Persoonsgegevens verwerken. Nieuwsbrieven of marketingboodschappen worden enkel verstuurd als er een klantenrelatie is. Je kan als Betrokkene steeds kennis geven dat je deze boodschappen niet wenst te ontvangen.

Studiogilio kan Persoonsgegevens gebruiken om haar interne processen en dienstverlening te verbeteren.

Artikel 5. Met wie deelt Studiogilio je gegevens?
Studiogilio deelt je Persoonsgegevens niet met derden, tenzij in de volgende gevallen:

5.1. Overheidsinstanties belast met het verwerken van octrooiaanvragen
Voor de uitvoering van een Opdracht of Overeenkomst is het noodzakelijk dat Studiogilio bepaalde Persoonsgegevens rechtstreeks of onrechtstreeks (via derde dienstverleners) verstrekt aan de overheidsinstanties belast met het verwerken van de octrooiaanvragen (bv. Belgische Dienst Intellectuele Eigendom of Europees Octrooibureau). Deze Persoonsgegevens zullen via openbare octrooiregisters en octrooidatabanken toegankelijk worden gesteld, in overeenstemming met de geldende (octrooi)wetgeving.

5.2. Onderaannemers waarop beroep wordt gedaan
Voor een volledige en kwaliteitsvolle dienstverlening, doet Studiogilio een beroep op bepaalde onderaannemers zoals onder meer dienstverleners voor het uitvoeren van opzoekingen in octrooidatabanken en buitenlandse agenten. Voor de uitvoering van de Overeenkomst dienen bepaalde Persoonsgegevens aan deze onderaannemers te worden toevertrouwd. Studiogilio ziet erop toe dat deze onderaannemers de nodige technische en organisatorische maatregelen treffen om je Persoonsgegevens rechtsgeldig en rechtmatig te verwerken.

5.3. Andere uitzonderingen
Studiogilio kan Persoonsgegevens delen:

• met verzekeringsmaatschappijen, notarissen, gerechtsdeurwaarders in het kader van de uitvoering van een Overeenkomst;
• wanneer Studiogilio hiertoe verplicht wordt in het kader van een reglementaire of juridische procedure;
• wanneer Studiogilio hiertoe verplicht wordt door wetgevende, gerechtelijke, administratieve of toezichthoudende instanties.

Studiogilio zal nooit Persoonsgegevens verkopen. Studiogilio gebruikt geen volledig geautomatiseerde beslissingsregels en doet geen profilering op basis van Persoonsgegevens.

Artikel 6. Beveiliging van je Persoonsgegevens
Studiogilio vindt de beveiliging van je Persoonsgegevens belangrijk en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies en ongeoorloofde toegang te verhinderen. Studiogilio maakt gebruik van externe dienstverleners voor de digitale opslag van de verzamelde Persoonsgegevens. Deze externe dienstverleners waarborgen de beveiliging van deze gegevens met passende beveiligingstechnologieën.

Artikel 7. Hoe lang bewaart Studiogilio je Persoonsgegevens?
Studiogilio bewaart de haar toevertrouwde Persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring zijn uiteengezet, tenzij bepaalde wettelijke verjarings- of bewaartermijnen een langere termijn zouden vereisen. 

In het kader van de uitvoering van een Opdracht of Overeenkomst, worden Persoonsgegevens tot 10 jaar na beëindiging van de Opdracht of Overeenkomst volgens de Algemene Voorwaarden bewaard.

Artikel 8. Jouw rechten met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens
Studiogilio zal je Persoonsgegevens verwerken met respect voor je privacy en met inachtneming van de toepasselijke Belgische regelgeving inzake gegevensbescherming en EU-Verordening 2016/679 van 27 april 2016 ("General Data Protection Regulation", afgekort GDPR).

Elke Betrokkene heeft het recht om:

• inzage van zijn/haar/hun Persoonsgegevens te verkrijgen, deze op te vragen en informatie te ontvangen over hoe de Persoonsgegevens worden verwerkt;
• zijn/haar/hun Persoonsgegevens te corrigeren en/of aan te vullen indien onjuist of onvolledig;
• zijn/haar/hun Persoonsgegevens te laten wissen of om beperking (restrictie) van de verwerking van de Persoonsgegevens te vragen, tenzij de verwerking noodzakelijk is op basis van een wettelijke verplichting of voor het uitvoeren van de Opdracht of Overeenkomst;
• de toestemming voor de verwerking van zijn/haar/hun Persoonsgegevens in te trekken;
• zijn/haar/hun Persoonsgegevens op te vragen met het oog op overdraagbaarheid.

Elke Betrokkene kan zijn/haar/hun rechten uitoefenen door Studiogilio te contacteren op het volgende e-mailadres: privacy@studiogilio.be.

Studiogilio tracht uw verzoek zo spoedig mogelijk te beantwoorden, uiterlijk binnen 30 dagen. 

Indien je van mening bent dat Studiogilio je rechten niet respecteert of je verzoek niet of onvolledig beantwoordt, heb je als Betrokkene het recht om een bezwaarschrift in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be.

Artikel 9. Wijzigingen in deze Privacyverklaring
Studiogilio behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring ten alle tijde te wijzigen. Alle wijzigingen worden van kracht na het verstrijken van een termijn van één (1) maand te rekenen vanaf de datum van kennisgeving ervan door Studiogilio aan de Betrokkene.

Deze Privacyverklaring is laatst bijgewerkt op: 13 maart 2025.